Recursos formación del librero

Un libro de consulta clave para los libreros es precisamente el “Manual para libreros” de Tanja Ringewaldt (Herder, 2000). Esta experimentada librera alemana trabajó mucho tiempo en las Librerías Herder en Barcelona y en las Gandhi en México. Reproducimos con autorización del editor el aparte dedicado a las devoluciones y la liquidación, tema que sabemos ocasiona frecuentes dolores de cabeza a los libreros latinoamericanos.

Las devoluciones y la liquidación
Por TANJA RINGEWALDT

Existen dos formas de devolución:

La devolución parcial durante la consignación. Es una gran ventaja en la consignación. Esta le permite al librero devolver el material que no está rotando o que rota muy poco en relación con la cantidad adquirida. Para esto es importante que se hagan los conteos parciales.
Ejemplo: De un título X se consignan 100 ejemplares. A los 30 días apenas  se han vendido 20 ejemplares.
El librero decide regresar 30 ejemplares. Estos 30 ejemplares que devuelve le liberan el presupuesto que puede gastar en otras compras. Además le liberan espacio en los anaqueles.
Es esencial que se lleve el control del material que se devuelve para la liquidación y evaluación final. Si no, puede ocurrir que se pague el material que en realidad ya fue devuelto.

La devolución final al liquidar la consignación. Una vez que termine la consignación y se haya hecho el conteo final el comprador tiene que decidir si se va a quedar con el material que tiene aún en existencia. Para esto tiene que considerar la venta total sobre el material adquirido durante la consignación. (El surtido inicial más las reposiciones).

Ejemplo:

Cantidad ingresada (Ci) = 150 ejemplares
Existencia final (Ef) = 20 ejemplares
Venta total (Vt) = 130 ejemplares

En promedio se vendieron 2 libros por día.

En los primeros 30 días se vendieron 50 ejemplares y en los siguientes 30 días otros 80. Las ventas han aumentado casi 60%. Por lo tanto, no se va a regresar el material que aún queda en existencia ya que se espera que la venta siga subiendo. Al contrario, se tienen que adquirir más ejemplares de este título.


La liquidación
Por liquidación de una consignación se entiende el pago del material vendido y la devolución del material que no rotó. Para poder hacer la liquidación correcta de la consignación que no cause problemas a la hora de su vencimiento se tienen que considerar dos puntos:

1. Tener todo el análisis o la evaluación de la consignación y sus respectivas reposiciones.
2. Haber hecho la previsión de pagos.

El análisis de la consignación

Para poder hacer el análisis de la consignación necesito saber cuál la venta total por título.

Se calcula de la siguiente forma:
Surtido inicial + Reposición – Devolución = Cantidad ingresada – Existencia final = Venta
S + (R-D) = (Ci) – Ef = Vt

Para mayor facilidad se trabajará con una tabla en la que se llevará la información de la consignación. Para no tener que escribir los títulos, a cada uno se le asigna un número.

La tabla se puede llevar de la siguiente manera:
√ Manual.
√ En una hoja de cálculo
√ En el sistema
Las cantidades vendidas

¿Qué tengo que liquidar?
Se calcula de la siguiente forma:
Surtido inicial – Devolución parcial – Existencia final = Venta de lo consignado
S – Dp – Ef = VC
Venta de lo consignado + Material con que me quedo = Pago (Surtido inicial – Devolución)
VC + M = P (S-D)

El pago es lo que se conoce como devolución.

Liquidación

No solo se tiene que saber qué es lo que hay que pagar a la hora del vencimiento de la consignación. Hay que considerar dos puntos más:

1. La gerencia tiene que hacer la previsión de pagos para saber lo que hay que pagar.
2. El librero debe hacer la evaluación de la consignación para poder medir su éxito.

La previsión de pagos. Si se compraron 100 ejemplares a $250 con 40% y se vendieron 80 ejemplares a los 60 días hay que pagar $12.000. Para que no haya sorpresas hay que prevenir los pagos.
A la hora de hacer los conteos físicos en los cortes parciales se va a saber cuánto se vendió. O sea, a los 30 días sé que se vendieron 50 ejemplares. Esto significa que estos 50 ejemplares se tienen que pagar a los 60 días. O sea, que estos $7.500 se deben tener para estas fechas. Se registra la suma en un formato para la fecha cuando vence la consignación. Así se sabe que para el mes X se necesitará tener forzosamente ese dinero.
Además hay que considerar las devoluciones parciales durante la consignación.
La función del responsable de las consignaciones es de reportar los resultados de los cortes parciales a la gerencia. Esta a su vez se responsabiliza de llevar el control de pagos.
La suma final cambia constantemente según vayan entrando los reportes sobre las ventas de las consignaciones.

Evaluación de la consignación. Para poder hacer la evaluación hay que considerar los siguientes puntos:

1. La duración de la consignación.
2. El surtido inicial consignado
3. La venta a los 30, 60 y 90 días.
4. La venta total en relación con el material adquirido (consignación y firme).
5. La existencia final del material
6. El material que se va a adquirir de la existencia final.
7. La rotación del material.
8. Se puede hablar de una consignación exitosa cuando se vendió por lo menos el 70% del material adquirido. Cuanto mayor sea el porcentaje de ventas sobre el material adquirido, mejor nos fue en la consignación.
9. Cuando la devolución de una consignación es muy alta, es que no estuvo bien hecha la selección. Esto significa que la consignación causó mucho trabajo y ocupó un espacio que no generó ventas.

Aunque se trate de una consignación, hemos de ser conscientes de que vamos a poder vender por lo menos 70% de la selección que hicimos.