EL BANCO DEL LIBRERO
Recomendaciones en el manejo de inventarios

Nuestros afiliados y colaboradores permanentes del Boletín, los libreros colombianos Pablo Arcila (pablo_arcila@hotmail.com) y Arturo Vargas (correo@lecturaalternativa.com),han elaborado para el Boletín un conjunto de recomendaciones dirigidas a mejorar el proceso y el software de inventarios.

1. Lo ideal en inventarios es trabajar un esquema combinado, pero con el apoyo del sistema informático como eje. El método combinado propone el permanente contraste y verificación de la información que arroja el sistema informático con la realidad física de las cantidades. Nos permite detectar posibles pérdidas por diversos factores como robos, títulos mal ubicados en sección, faltantes por cambios o devolución, etc. El control de los inventarios es el corazón de las actividades de la librería debido a que integra todos los movimientos y transacciones que tienen relación con ventas, ingresos, devoluciones, muestreos, etc., realizados cotidianamente en la librería.
   
2. La aplicación de inventario debe ser diseñada con el objetivo de mantener actualizada en tiempo real toda la información de los productos de la librería. Así mismo usted deberá tener la capacidad de llevar un control total de dichos productos en lo referente a:
   
   • Cantidad
   • Costos
   • Títulos
   • Facturas
   • Remisiones
   • Entradas
   • Salidas
   • Compras
   • Ventas
   • Proveedores
   
3. Un buen programa informático para el módulo de inventarios debe brindarle al menos las siguientes ventajas:
   
   • Satisfacer los requerimientos de control de inventarios, en sus diferentes modalidades de tenencia y el manejo de un amplio número de proveedores comerciales y de distribución.
   • Aumentar la rotación de los libros y artículos en venta ofreciendo un amplio conjunto de funciones para el control y administración de los movimientos de la librería.
   • Aumentar la capacidad de la librería para brindar un mejor servicio a sus clientes atendiendo a satisfacción sus necesidades de consulta y adquisición en el momento en que lo requieran.
   • Facilitarle la realización y toma de inventarios físicos a través de la clasificación y agrupación por áreas, proveedores, editoriales, condiciones de tenencia, vencimientos de consignaciones a término acordado, vencimiento de facturas con derecho a devolución, etc.
   • Brindarle un apoyo continuo en la toma de decisiones alrededor de compras, marcación de catálogos para consignación, estados de cuenta con proveedores, cortes de consignación, ventas por períodos actualizados al día, etc.
   • Agilizar todos los procesos, permitiendo manejar rápidamente la información de la librería y facilitando la toma de decisiones respecto a compras, reposiciones saldos. También agilizando los procesos de manejo diario y ordenado de la librería.
   
4. Recuerde que los requisitos mínimos que debe cumplir un buen software de manejo de inventarios son:
   
   • Permitir el registro individual del libro y su movimiento dentro de la librería: ventas, entradas, salidas por otras causas, cambios, etc.
   • Determinar las diferentes operaciones que desea realizar el librero. El librero debe definir las transacciones que desee que el sistema soporte. Informes, remisiones, notas crédito, débito, etc.
   • Definir los niveles de acceso al sistema quedando registrado qué persona o empleado realizó la operación.
   • Permitir la consulta e impresión de transacciones históricas de la librería. Debe permitirse ver por fechas, por reportes de ventas, de pagos, de devoluciones, de movimientos varios, por editorial y proveedor. Optimizar tiempo en la impresión de reportes del módulo. Debe brindar reportes de existencias, valoración y rotación del inventario. Y un reporte detallado de transacciones por título o artículo.
   • Permitir el congelamiento de existencias en inventario para realizar tomas físicas y diferir su registro y aplicación al sistema en una fecha posterior.
   • Generar asientos contables configurados por la empresa.
   • Realizar el mantenimiento de datos y condiciones de la compra así como el seguimiento por muestreo de las diversas facturas o documentos de remisión.
   • Generar la impresión de transacciones al aplicar documentos de carga o descarga al inventario.
   • Permitir la generación detallada y actualizada de informes para apoyar la toma física de inventarios. Edición de listados por proveedor, editorial, condiciones de tenencia, etc. Igualmente debe facilitar la consulta del inventario del período anterior o base.
   • Efectuar el control general y detallado de las existencias en bodegas, así como las existencias mínima, máxima y punto de reposición o refuerzo en cualquier momento.
   • Realizar un despliegue actualizado de las existencias en inventario, de modo que el usuario pueda conocer lo que realmente está disponible en el almacén, en la bodega y su localización en los mismos.
   • Efectuar la integración de todas las transacciones de inventario con la contabilidad de la librería: ingresos, salidas, devoluciones, notas crédito, notas débito, etc.
   • En el momento en que se requiera, generar una amplia variedad de reportes para el control de los movimientos del inventario. Estos reportes permiten obtener información oportuna sobre todos los aspectos que afectan las existencias de los títulos en inventario. Entre ellos reportes tales como: existencias en inventario, sugerencias de reposición, muestreos de inventarios por proveedor y movimiento de títulos por períodos para determinar obsolescencia o baja, etc., entre otros.
   
   
5. El control de ingreso de libros y artículos para la venta que reciba la librería debe hacerse con el mayor cuidado desde su proceso inicial. De los parámetros bajo los que se efectúa este proceso dependerá el provecho y utilidad que podemos obtener de la interacción con los módulos administrativo y contable.
   
6. Los datos que usted ingrese en el sistema al entrar los libros van a ser la base de gran parte de la información que va a utilizar posteriormente para múltiples procesos. Procure no omitir ningún campo en el registro de:
   
   • Fecha de ingreso y datos del proveedor
   • Tipo de documento
   • Datos del libro
   • Datos de las revistas o publicaciones periódicas
   • Modalidad de ingreso
   
   Revise con cuidado y atención que los campos de su sistema estén habilitados para su ingreso.
   Recomendamos el uso de etiquetas para la marcación de sus libros.
   
   
7. Registre siempre las salidas de los libros de su librería especificando su causa. Ventas, devoluciones varias, libros para examen, eventos, etc. Tenga presente siempre que de la exactitud y permanente cuidado del registro de sus movimientos en el sistema dependerá el uso que pueda obtener de éste los departamentos administrativo y contable de su librería.
   
8. Recuerde que la adecuada clasificación de los libros en la bodega y en la librería y el mantenimiento permanente del orden en las estanterías es la mejor preparación para sus inventarios.
   
9. Tenga presente que antes de realizar la toma de su inventario físico debe proceder a actualizar el sistema. No debe dejarse movimientos pendientes.
   
10. La cuidadosa organización física de los libros dependerá la agilidad en la toma física.
    
11. No olvide evaluar periódicamente los inventarios en consignación.
    
12. Sugerimos realizar inventarios de sus mercancías en firme, al menos dos veces al año. Esto le permitirá evaluar a tiempo si necesita saldar o promocionar su inversión.
    
13. No olvide que para que el ejercicio de la evaluación del inventario y de la rotación de los libros sea provechoso, no debe perder de vista que el rendimiento financiero de su capital, además del control administrativo de la librería, reposa sobre las ventajas que obtenga en las condiciones de negociación.
    
14. El estatuto tributario de cada país en general exige que la utilización de un método de valuación de inventarios y determinación del costo de ventas sea consistente con el registro contable. Es decir, no pueden existir diferencias entre la declaración de renta y la contabilidad, provenientes del manejo de los inventarios. Consulte con su contador cual es el método más apropiado para su caso.
    
15. No olvide corregir los errores que haya determinado en el cotejo de sus inventarios. Las diferencias no justificadas que encuentre tras el análisis de su inventario deben ser exhaustivamente revisadas a fin de subsanar sus causas.
    
16. Efectué los análisis de la rotación de los libros periódicamente. Estos nos permiten medir:
    • Cómo van las ventas.
    • Qué aprovechamiento económico del espacio estamos haciendo.
    • Cómo está el movimiento del inventario
    • Si nuestra decisión de compras ha sido acertada
    • Si estamos comprando de más, etc.
    
17. Tenga presente que para realizar un análisis provechoso de los índices de rotación del inventario debemos tener en cuenta:
    • Los descuentos obtenidos.
    • Los plazos de pago.
    • El tipo de libro.
    • El tipo de proveedor.
    • Sección que queremos analizar.